سیستم ‌سازی چطور به کسب ‌و‌ کارها کمک می‌کند؟

کسب و کارهایی که متکی به مالک یا برخی از کارکنان کلیدی باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند. سیستم سازی با تعیین فرآیندهای استاندارد برای اجرای دقیق کارها، موجب می شود تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر افراد (صاحب کسب و کار یا کارمندان) مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با افراد، به کسب و کار ثبات و پایداری می بخشد. پس اگر کسب و کاری دارید که بدون حضور شما نیز به خوبی پیش می رود، در واقع شما سیستمی ایجاد کرده اید که خودش سود می دهد، اما اگر عدم حضور شما موجب بروز مشکلات فراوان در روند کار می شود، سازمان شما به شدت قائم به شخص و ناتوان در رشد و توسعه می باشد، چراکه خود شما مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌ معیوب کسب و کارتان هستید، پس بزرگترین مانع رشد کسب ‌و‌کارتان هم خودتان می باشید و اگر از صبح تا شب تلاش نکنید کسب ‌و‌کار شما پیش نمی‌رود.

بسیاری از صاحبین کسب و کار معتقد هستند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند، چراکه فکر می کنند کارمندان آنها به اندازه آنها توانایی انجام کارها را ندارند! برخی دیگر فکر می‌کنند، اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آنها حساب نخواهند برد. با اجرای سیستم سازی کسب و کار، کارآفرین می‌تواند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودش مجبور به انجام آنها بود، به کارمندان تفویض اختیار (Delegation) کند و یا برون سپاری (Outsourcing) نماید و خود به انجام فعالیت هایی بپردازد که به رشد کسب و کارش کمک می کند. یک مدیر خوب علاقمند به انجام کارها نیست بلکه علاقمند به واگذاری کارهاست.

هر سازمانی که بخواهد در مقیاسی بزرگ فعالیت کند، نیاز به سیستم سازی دارد. در غیر اینصورت رشد کسب و کار بسیار محدود خواهد بود و در نقطه‌ای متوقف می‌شود. با سیستم سازی کسب و کار، سازمان قابلیت توسعه و رشد نامحدودی پیدا می‌کند، زیرا فرآیندها و رویه‌های مشخص و قابل تکراری برای تکثیر در نقاط دیگر فراهم می‌شود. بنابراين هر بار که شعبه جدیدی تاسیس می کنید یا مکان جدیدی را راه اندازی می کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می توانید با کمک سیستمها بینهایت بار و بصورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.

هر سازمانی چه کوچک چه بزرگ، مجموعه ای از فرآیندهای متعدد است که گاهی مدیریت کردن آنها برای مالکین و مدیران کسب و کار سخت می شود. پیچیدگی فرآیندها و کمبود وقت برای رسیدگی به همه امور، موجب ایجاد استرس در مالکین و کارمندان می شود. از طرفی استرس ناشی از حجم بالای کار، بر روی بهره وری افراد تاثیر منفی دارد و احتمال موفقیت یک کسب وکار را کاهش میدهد. سیستم سازی کمک میکند تا فرآیندهای مختلف کسب وکار که به روش های متنوعی در حال انجام بوده اند به رویه هایی استاندارد، دقیق، واضح و قابل اجرا تقسیم شده و در شرح وظایف پرسنل تعریف شوند، بدینصورت هم سنجش میزان پیشرفت آنها راحت تر میشود و هم کارها سریعتر و دقیقتر انجام شده و ارزیابی و کنترل آنها نیز تسهیل میگردد.

زمانیکه برای کسب وکار نوپای خود سیستم سازی را شروع می کنید، از مهارت هایی که نیاز دارید به خوبی مطلع می شوید. با سیستم سازی درک صحیحی از نیروهای مورد نیاز و مهارت های هر یک پیدا می کنید. در نتیجه برای استخدام بهترین نیروها و نگهداشتن توانمندترین کارمندان، آمادگی دارید. علاوه بر این سیستم سازی باعث می شود که محیط کاری منظم و مطلوبی ایجاد کنید. چنین محیط کاری، مورد علاقه کارمندان دقیق و موفق است و باعث می شود که کارمندان خوب و با مهارت، برای کار کردن در چنین محیطی اشتیاق داشته باشند. ادوارد دمینگ (Edwards Deming) می گوید؛ 85% مشکلات کسب ‌و کارها نتیجه نقص در فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترل و تنها ۱۵% نتیجه عملکرد کارکنان است.

با سیستم سازی کسب و کار شناسایی مهارت های پرسنل، تعیین شرح وظایف و واگذاری وظایف به آنها، راحت تر می شود. در سازمان هایی که سیستم سازی اجرا شده است، تعارضات و ابهامات شغلی کمتر است چراکه کارمندان بطور دقیق و واضح با وظایف خویش آشنا هستند و مشخص است که هر فرآیندی توسط چه افرادی، چگونه، در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی انجام خواهد شد، در نتیجه مدیران زمان کمتری را صرف نظارت و امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.

سیستم سازی کسب و کار موجب استانداردسازی و بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و افزایش انطباق با استانداردها و مشتریان می شود که خود موجب ارتقای کیفیت محصولات و خدمات می گردد.

سیستم سازی کسب و کار می‌تواند سازمان را قادر به مقابله با رقبای خود در بازار کند و قدرت رقابتی را افزایش دهد. با بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و زمان تولید، افزایش کیفیت و سرعت واکنش، سازمان می‌تواند به شیوه‌های موثرتری بازاریابی کند و نیازهای مشتریان را برآورده کند.

سیستم سازی کسب و کار می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بهبود بخشد. با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، ارتباطات داخلی را تسهیل کرده و هماهنگی بین تیم‌ها و بخش‌ها را بهبود می‌بخشد. همچنین، بهبود ارتباطات با مشتریان و شرکای تجاری نیز می‌تواند به افزایش رضایت و اعتماد آن‌ها منجر شود.

میکرو مدیریت شیوه مدیریتی است که در آن، وظایف کارکنان به شدت از نزدیک کنترل می شود و کارکنان آزادی چندانی در محیط کار ندارند. تحقیقات نشان داده است که میکرو مدیریت، اغلب بزرگترین دلیل ترک کار پرسنل می باشد.